Algemene voorwaarden

Algemeen

Westra & Hoekema Administratie- en advieskantoor, hierna te noemen het kantoor,  gevestigd te Jubbega, Expansielaan 1, is een administratiekantoor in de ruimste zin van het woord.

In deze voorwaarden wordt verstaan onder de begrippen:

– Het kantoor: Westra & Hoekema Administratie- en advieskantoor;  
– Opdrachtgever: de wederpartij van Westra & Hoekema Administratie- en advieskantoor;   
– Opdracht: De in onderling overleg tussen opdrachtgever en het kantoor te bepalen werkzaamheden die door het kantoor verricht dienen te worden en de voorwaarden waaronder zulks dient te geschieden.  

Artikel 1

a. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing, zodra de opdrachtgever de bijstand van het kantoor heeft gevraagd. Alle bepalingen van deze voorwaarden zijn tussen partijen van kracht, voor zover van deze voorwaarden niet door partijen uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken.

b. De onderhavige voorwaarden zijn eveneens van toepassing op overeenkomsten met het kantoor, voor de uitvoering waarvan door het kantoor derden dienen te worden betrokken.

c. Indien één of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden op enig moment geheel of gedeeltelijk nietig zijn of vernietigd mochten worden, dan blijft het overigens in deze algemene voorwaarden bepaalde volledig van toepassing. Het kantoor en de opdrachtgever zullen alsdan in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige of vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel als mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepalingen in acht wordt genomen.

d. Indien het kantoor niet steeds strikte naleving van deze voorwaarden verlangt, betekent dit niet dat de bepalingen daarvan niet van toepassing zijn, of dat het kantoor in enigerlei mate het recht zou verliezen om in andere gevallen de stipte naleving van de bepalingen van deze voorwaarden te verlangen 

Artikel 2

a. Alle aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij het kantoor in zijn aanbiedingen of prijsopgaven aan opdrachtgever uitdrukkelijk anders heeft vermeld.

b. De werkzaamheden van het kantoor (kunnen) betreffen (onder meer) het voeren van een complete boekhouding c.q. (salaris-) administratie ten behoeve van de opdrachtgever, het opstellen van jaarstukken, het verzorgen van belastingaangiften en de eventuele vervolgen daarop, het adviseren inzake vraagstukken van financiële, fiscale en/of bedrijfskundige aard, evenals alle handelingen en verrichtingen die – gelet op de rechtsverhouding en de daaruit voortvloeiende opdracht – dienstig kunnen zijn in verband met de hierboven genoemde werkzaamheden.

c. De opdrachtgever met wie eenmaal op de onderhavige voorwaarden werd gecontracteerd, wordt geacht stilzwijgend akkoord te zijn gegaan met de toepasselijkheid van deze voorwaarden op later met het kantoor gesloten overeenkomsten.  

Artikel 3

De overeenkomst komt tot stand op het moment dat het kantoor de opdracht heeft aanvaard. De in voorgaande zin opgenomen regel geldt eveneens voor wijzigingen in opdrachten. Indien het belang van opdrachtgever onmiddellijk geheel of gedeeltelijke levering door het kantoor vereist, dan wel indien opdrachtgever uitdrukkelijk onmiddellijke levering heeft verzocht, wordt de overeenkomst geacht tot stand te zijn gekomen doordat door het kantoor geheel of gedeeltelijk feitelijk tot levering aan opdrachtgever is overgegaan. 

Artikel 4

a. Het kantoor is gehouden de belangen van zijn opdrachtgever naar beste weten en kunnen te behartigen, één en ander voor zover zulks, gelet op de rechtsverhouding en de daaruit voortvloeiende opdrachten, mogelijk en wenselijk is.

b. De wijze waarop de administratie wordt gevoerd en de overige werkzaamheden worden verricht dient, met inachtneming van eventueel daarop toepasselijke wettelijke bepalingen, te voldoen aan de eisen die voortvloeien uit de verplichtingen en verantwoordelijkheden van de opdrachtgever.

c. Indien de werkzaamheden er toe strekken een bepaald (financieel) eindresultaat te bewerkstelligen, wordt niet gegarandeerd dat dit beoogde eindresultaat werkelijk wordt bereikt. 

Artikel 5

Het kantoor verplicht zich om alle gegevens en stukken, die betrekking hebben op de opdracht, vertrouwelijk te behandelen. 

Artikel 6

a. Het kantoor kan bij de uitvoering van zijn opdracht slechts andere, niet tot zijn eigen onderneming behorende deskundigen inschakelen, nadat de noodzaak c.q. wenselijkheid daarvan in overleg met de opdrachtgever is vastgesteld.

b. Het kantoor aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de werkzaamheden die door derden, waaronder de onder artikel 6a genoemde deskundigen, worden verricht.

c. Indien door het kantoor of door het kantoor ingeschakelde derden in het kader van de opdracht werkzaamheden worden verricht op de locatie van de opdrachtgever of een door de opdrachtgever aangewezen locatie, draagt de opdrachtgever kosteloos zorg voor de door het kantoor in redelijkheid gewenste faciliteiten.  

Artikel 7

a. Het kantoor is tegenover de opdrachtgever slechts aansprakelijk voor schade die deze zelf lijdt als rechtstreeks gevolg van tekortkomingen van het kantoor of van personen in zijn dienst die bij de vervulling van de opdracht zijn begaan, indien en voor zover deze tekortkomingen onder normale omstandigheden bij normale vakkennis en met inachtneming van normale oplettendheid en wijze van vakuitoefening vermeden hadden kunnen worden, één en ander behoudens de hierna omschreven nadere beperkingen.

b. Het kantoor is verplicht om de hierboven bedoelde tekortkomingen op zo kort mogelijke termijn om niet te herstellen, wanneer en voor zover met het herstellen geen hogere kosten zijn gemoeid dan in rekening zijn gebracht voor de betreffende werkzaamheden. Indien de kosten wel hoger uitvallen, dan is het kantoor slechts verplicht deze herstelwerkzaamheden uit te voeren, indien de opdrachtgever zich voorafgaand schriftelijk bereid verklaart deze extra kosten voor zijn rekening te nemen.

c. Elke aansprakelijkheid van het kantoor vervalt uiterlijk 60 maanden (5 jaar) na de termijn waarin de werkzaamheden zijn verricht, dan wel nagelaten is deze te verrichten.

d. Elke aansprakelijkheid van het kantoor vervalt indien de opdrachtgever bij een eventuele belastingcontrole over het betreffende tijdvak het kantoor niet in de gelegenheid heeft gesteld hierbij aanwezig te zijn, voorts in het geval de opdrachtgever het kantoor niet in de gelegenheid heeft gesteld de betreffende tekortkoming te herstellen en in het geval verdere werkzaamheden naar aanleiding van c.q. in verband met die tekortkoming hebben plaatsgevonden zonder dat de opdrachtgever het kantoor daarbij betrokken heeft.

e. De opdrachtgever dient de in dit artikel genoemde tekortkomingen te melden binnen 1 maand, nadat hij/zij hiervan op de hoogte is gekomen, dan wel redelijkerwijs had moeten zijn, bij gebreke waarvan iedere aansprakelijkheid van het kantoor is uitgesloten.

f. Aansprakelijkheid is in ieder geval en te allen tijde beperkt tot de hoogte van de door het kantoor gefactureerde werkzaamheden. 

Artikel 8

a. Beide partijen kunnen te allen tijde een gegeven opdracht beëindigen, temzij anders overeengekomen.

b. Bij beëindiging van een opdracht wordt tussen het tijdstip van mededeling van deze beëindiging en het tijdstip waarop deze beëindiging van kracht wordt, in beginsel een zodanige periode in acht genomen, dat het kantoor de onderhanden werkzaamheden c.q. de administratie in een zodanige staat kan brengen, dat overdracht ervan aan de opdrachtgever c.q. een door de opdrachtgever aan te wijzen derde, zonder schade voor de voortgang van de werkzaamheden, op aanvaardbare wijze uitvoerbaar is, met in achtneming van het in artikel 9 van deze voorwaarden bepaalde

c. De aan het kantoor gegeven opdracht vervalt niet door de dood van de opdrachtgever; diens rechten en verplichtingen gaan over op zijn rechtsopvolger.  

Artikel 9

Indien de positie van opdrachtgever daartoe aanleiding geeft, is het kantoor te allen tijde bevoegd om:

a. Vooruitbetaling, dan wel zekerheidsstelling van opdrachtgever te vragen alvorens opdrachtgever met de levering van zijn (verdere) werkzaamheden aanvangt;

b. Levering van zijn diensten op te schorten;

c. De desbetreffende overeenkomst geheel of voor zover niet uitgevoerd gedeeltelijk ontbonden te achten, door verzending aan opdrachtgever van een schriftelijke kennisgeving aan opdrachtgever, zonder dat de rechterlijke tussenkomst noodzakelijk is, een en ander onverminderd de aan het kantoor toekomende rechten tot schadevergoeding wegens ontbinding.

d. Indien het kantoor gebruik maakt van haar rechten als verwoord in dit artikel, dan is het kantoor jegens opdrachtgever nimmer aansprakelijk voor de daaruit eventueel ontstane schade, zowel direct als indirect. 

Artikel 10

a. Opdrachtgever verstrekt aan het kantoor alle relevante informatie gevraagd en ongevraagd met betrekking tot de te voeren administratie.

b. Behoudens nadere overeenkomst(en) tussen opdrachtgever en het kantoor geschiedt de aanlevering van de benodigde stukken, boeken, bescheiden, administratieve en/of andere gegevens en dergelijke door of namens opdrachtgever aan het kantoor, evenals de levering door het kantoor aan opdrachtgever, op door het kantoor te bepalen wijze en in een door het kantoor te bepalen vorm en aantal.

c. Opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan het kantoor aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan de opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig aan het kantoor worden verstrekt. Indien de voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens niet tijdig aan het kantoor zijn verstrekt, heeft het kantoor het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten en / of de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten volgens de alsdan gebruikelijke tarieven aan de opdrachtgever in rekening te brengen. De uitvoeringstermijn vangt niet eerder aan dan nadat de opdrachtgever de gegevens aan het kantoor ter beschikking heeft gesteld. Het kantoor is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, doordat het kantoor is uitgegaan van door de opdrachtgever verstrekte onjuiste en / of onvolledige gegevens. 

Artikel 11

Opdrachtgever en het kantoor komen uitdrukkelijk overeen dat het kantoor bevoegd is afgifte van zaken op te schorten totdat opdrachtgever aan zijn verplichting tot vergoeding van openstaande declaraties, daaronder begrepen daarover verschuldigde rente en kosten, alsmede aan zijn verplichting tot vergoeding van schade aan het kantoor in het kader van de betrokken rechtsverhouding geleden heeft voldaan, dan wel daarvoor een in het bancair verkeer genoegzaam geachte zekerheid, bijvoorbeeld een onherroepelijke bankgarantie, heeft gesteld.  

Artikel 12

a. Indien partijen niet schriftelijk anders zijn overeengekomen, wordt het honorarium van het kantoor vastgesteld aan de hand van een uurhonorarium.

b. Het kantoor doet op verzoek van de opdrachtgever vooraf opgave van de geschatte kosten voor de door hem en/of door zijn personeel te verrichte arbeid, hetzij ten behoeve van een bepaalde opdracht, hetzij per kalenderjaar c.q. boekjaar.

Artikel 13

a. Voor de verrichtte werkzaamheden wordt een urenregistratie bijgehouden, tenzij anders overeengekomen.

b. De cliënten die per kwartaal hun administratie laten bijwerken, ontvangen na afloop van deze periode een factuur en één bij het afronden van het jaarwerk.

c. Voor alle andere cliënten wordt er gefactureerd na afloop van de verrichtte werkzaamheden.

d. De uit te voeren werkzaamheden zijn verschillend van aard; het daarbij behorende uurtarief eveneens.  

Artikel 14

a. De reclames dienen, schriftelijk en binnen 30 dagen na iedere levering of- indien het gebrek of gebreken betreft, dat of die nadien is of zijn geconstateerd – binnen 30 dagen na zodanige constatering bij het kantoor te zijn ingediend. De reclame zal moeten behelzen een (gemotiveerde) omschrijving van de grieven c.q. geconstateerde gebreken.

b. Het kantoor deelt opdrachtgever binnen veertien dagen na datum van ontvangst van de reclame mede of en, in bevestigend geval, op welke wijze aan de reclame wordt tegemoet gekomen.

c. Indien partijen niet binnen 2 maanden na ontvangst van de reclame in der minne tot een oplossing zijn gekomen, dan zijn beide partijen bevoegd binnen 1 maand na het verstrijken van de hiervoor genoemde termijn van 2 maanden het geschil voor te leggen aan een in te stellen commissie van wijzen.

d. Reclames inzake door het kantoor verrichte leveringen en/of verrichte diensten/verrichtingen en daartoe verrichte arbeid geven opdrachtgever uitdrukkelijk niet de bevoegdheid de verplichting tot betaling van openstaande declaraties op te schorten.

e. Reclames inzake door het kantoor aan opdrachtgever verzonden declaraties dienen te geschieden binnen twee weken na de op de declaratie vermelde datum van verzending. Ieder recht van reclame van declaraties vervalt door overschrijding van de in dit lid genoemde termijn, tenzij opdrachtgever op grond van door hem te stellen en te bewijzen overmacht niet binnen bedoelde termijn kennis heeft kunnen nemen van de inhoud van de declaratie. In laatstbedoeld geval gaat de termijn in op de dag der kennisneming.   

Artikel 15

Alle rechten van intellectuele aard met betrekking tot van het kantoor afkomstige of door hem gebruikte computerprogramma’s, systeemontwerpen, werkwijzen, onderzoeksmethoden, rapporten etc. worden en blijven, zowel tijdens als na uitvoering van de opdracht, uitdrukkelijk en uitsluitend eigendom van het kantoor, één en ander ongeacht het aandeel van de opdrachtgever zelf of ingeschakelde derde(n) in de totstandkoming van de hierboven bedoelde programma’s, ontwerpen, werkwijzen etc..  
Uitoefening van deze rechten is zowel tijdens als na uitvoering van de opdracht uitsluitend en uitdrukkelijk aan het kantoor voorbehouden.  

Artikel 16

a. Betaling dient steeds te geschieden binnen 2 weken (14 dagen) na factuurdatum, op een door het kantoor aan te geven wijze in de valuta waarin is gefactureerd, tenzij schriftelijk anders door het kantoor aangegeven. Het kantoor is gerechtigd om periodiek te factureren.

b. Indien de opdrachtgever in gebreke blijft in de tijdige betaling van een factuur, dan is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim. De opdrachtgever is alsdan een rente verschuldigd van 1% per maand, tenzij de wettelijke rente hoger is, in welk geval de wettelijke rente verschuldigd is. De rente over het opeisbare bedrag zal worden berekend vanaf het moment dat de opdrachtgever in verzuim is tot het moment van voldoening van het volledig verschuldigde bedrag.

c. Het kantoor heeft het recht de door opdrachtgever gedane betalingen te laten strekken in de eerste plaats in mindering van de kosten, vervolgens in mindering van de opengevallen rente en tenslotte in mindering van de hoofdsom en de lopende rente. Het kantoor kan, zonder daardoor in verzuim te komen, een aanbod tot betaling weigeren, indien de opdrachtgever een andere volgorde voor de toerekening van de betaling aanwijst. Het kantoor kan volledige aflossing van de hoofdsom weigeren, indien daarbij niet eveneens de opengevallen en lopende rente en incassokosten worden voldaan.

d. De opdrachtgever is nimmer gerechtigd tot verrekening van het door hem aan het kantoor verschuldigde. Bezwaren tegen de hoogte van een factuur schorten de betalingsverplichting niet op. De opdrachtgever die geen beroep toekomt op afdeling 6.5.3 (de artikelen 231 tot en met 247 boek 6 BW) is evenmin gerechtigd om de betaling van een factuur om een andere reden op te schorten.   

Artikel 17

De opdrachtgever vrijwaart het kantoor voor eventuele aanspraken van derden, die in verband met de uitvoering van de overeenkomst schade lijden en waarvan de oorzaak aan andere dan aan het kantoor toerekenbaar is. Indien het kantoor uit dien hoofde door derden mocht worden aangesproken, dan is de opdrachtgever gehouden het kantoor zowel buiten als in rechte bij te staan en onverwijld al hetgeen te doen dat van hem in dat geval verwacht mag worden. Mocht de opdrachtgever in gebreke blijven in het nemen van adequate maatregelen, dan is het kantoor, zonder ingebrekestelling, gerechtigd zelf daartoe over te gaan. Alle kosten en schade aan de zijde van het kantoor en derden daardoor ontstaan, komen integraal voor rekening en risico van de opdrachtgever.  

Artikel 18

a. Op alle rechtsbetrekkingen waarbij het kantoor partij is, is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing, ook indien aan een verbintenis geheel of gedeeltelijk in het buitenland uitvoering wordt gegeven of indien de bij de rechtsbetrekking betrokken partij aldaar woonplaats heeft.

b. De rechter in de vestigingsplaats van het kantoor is bij uitsluiting bevoegd van geschillen kennis te nemen, tenzij de wet dwingend anders voorschrijft. Niettemin heeft het kantoor het recht het geschil voor te leggen aan de volgens de wet bevoegde rechter.

c. Partijen zullen een beroep op de rechter doen nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen een geschil in onderling overleg te beslechten.